DMS a ECM
Potřebujete společné úložiště, přehled o verzích a schvalování? DMS uspořádá dokumenty podle agend, propojí je s údaji a nastaví přístup pro jednotlivé role.
Řešení pro dokumenty a procesy
Vyberte oblast, kterou potřebujete posunout: správu dokumentů, spisovou službu, automatizaci nebo propojení systémů. Pomůžeme vám najít vhodný začátek.
Spisová služba a DEPO
Pro evidenci a správu dokumentů nabízíme DEPO i odborné služby. Zkontrolujeme současný stav, připravíme požadavky a pomůžeme s přechodem na nové řešení.
AI a automatizace
Zaměřujeme se na opakované úlohy: čtení dokumentů, získávání údajů, třídění a předávání do dalšího zpracování. Vhodné scénáře vybíráme podle vašich dokumentů a očekávaného přínosu.
Integrace a podnikové agendy
Smlouvy, faktury či žádosti mohou mít vlastní pracovní prostředí a přitom používat společné dokumentové služby. Připravíme vazby na ERP, identity a další aplikace.
Analýza → Architektura → Implementace → Migrace → Ověření a předání → Provoz a rozvoj. Koncepční schéma · nikoli závazná konfigurace produktu
Časté otázky
Co je DMS a k čemu slouží?
DMS je systém pro správu dokumentů. Uchovává soubory spolu s údaji, verzemi a přístupovými právy a může řídit jejich schvalování. Lidé tak nehledají jen soubor, ale také jeho stav a souvislosti.
Jaký je rozdíl mezi DMS a elektronickou spisovou službou?
DMS podporuje práci s dokumenty a jejich procesy. Česká eSSL navíc řeší zákonem vymezenou evidenci a životní cyklus dokumentů původce. Mohou spolupracovat, ale obecné DMS není automaticky eSSL.
Musíme kvůli DMS měnit ERP nebo CRM?
Obvykle ne. Dokumentové služby lze napojit na existující aplikace. Nejprve ověříme jejich rozhraní, dostupná data a způsob práce s identitou; podle toho navrhneme integrační postup.
Musíme zavést všechny agendy najednou?
Ne. U DMS bývá praktické začít vybranou agendou a rozšiřovat ji po ověření. U spisové služby je nutné současně zachovat souvislý evidenční a provozní režim. Etapy proto plánujeme podle povinností a návazností, ne jen podle počtu obrazovek.
Co připravit na první ukázku?
Popište jednu běžnou agendu, její účastníky a současný problém. Hodí se anonymizovaný dokument a ukázka potřebných údajů. Předání citlivých podkladů domluvíme zvlášť; pro první rozhovor nejsou nutné.